Een inbox met honderden of duizenden mails is geen overzicht. Het is een stapel waar je steeds opnieuw doorheen kijkt, met het knagende gevoel dat er ergens iets belangrijks tussen zit. Een lege inbox geeft rust: alles heeft een plek.
Eerst inrichten, dan leegmaken
Leegmaken lukt alleen als elke mail ergens heen kan. Zet daarom eerst je werkplek klaar:
- Een actielijst in je takenlijst (Microsoft To Do, Outlook Taken of Google Taken), met categorieën zoals Bellen, Mailen en Bespreken.
- Eén map Archief voor alles wat je wilt bewaren. Terugvinden doe je met zoeken.
- Een map Wachten op, voor alles waar je op een ander wacht.
Begin bovenaan, bij de nieuwste mail
Werk van nieuw naar oud. De nieuwste mails zijn het meest actueel, en wat onderaan staat, is vaak al opgelost. Neem per mail één besluit:
- Kan het binnen twee minuten? Doe het meteen.
- Zit het vast aan een dag of tijd? Zet het in je agenda.
- Moet je er iets mee, maar niet op een vast moment? Zet de volgende stap op je actielijst, met een werkwoord. De mail gaat naar je archief.
- Kan een ander het (beter)? Vraag het, en zet het in Wachten op.
- Wil je het bewaren? Archief. Zo niet: weg ermee.
Duizenden mails? Zo kom je er doorheen
Werk door tot je zeker weet dat er verderop geen acties meer tussen zitten. Vaak is dat na een paar honderd mails al duidelijk. Selecteer dan alles wat nog over is, en zet het in één keer in je archief. Het is niet weg: met zoeken vind je het altijd terug.
En daarna: niet meer vanuit je mailbox werken
Je mailbox is de plek waar dingen binnenkomen, niet waar je werk staat. Je werkt vanuit je actielijst, en je verwerkt je mail op vaste momenten, bijvoorbeeld twee keer per dag.
Gepubliceerd op 1 november 2026