Archief

BAK 3: HET ARCHIEF (SUBMAPPEN)

In de afgelopen jaren hebben we veel verschillende manieren gezien waarop mensen hun mail archiveren. Sommigen geven aan niet helemaal blij te zijn met de manier waarop zij hun submappen nu georganiseerd hebben.

Er zijn twee opties voor het archiveren van je mail

1. Een map voor elk project, onderwerp, klant, medewerker etc… 2. Eén map voor alle gearchiveerde mail

Optie 1:

Voordeel: Je kunt elke e-mail, die hoort bij een van de categorieën, terugvinden zonder dat er in de e-mail een verwijzing staat naar dat project, onderwerp, klant etc.
Nadeel: Het vraagt om een extra beslissing. In welke submap sla je de mail op? Het nemen van een beslissing is een proces dat tijd en energie kost en dat kan leiden tot uitstelgedrag en volle inbox- en. Als je makkelijk het overzicht wilt bewaren wil je juist voorkomen dat je veel beslissingen moet nemen.

Nadeel: Sommige e-mails bevatten twee of meer onderwerpen. Dus in welke map moet je dit item dan bewaren?
Nadeel: Je submappenstructuur groeit met de jaren en wordt steeds onoverzichtelijker.
Nadeel: Als je je archief allesomvattend wilt houden, moet je ook je Verzonden Items nauwkeurig archiveren. En dat kan nogal wat extra tijd kosten.

Afzonderlijke submappen komen veel voor, maar wij hebben een andere voorkeur voor het omgaan met je archief. Namelijk…

Optie 2:

• Eén map voor alle gearchiveerde mail

Alle mailtjes die je wilt bewaren parkeer je in 1 map: Het Archief. Archiveren van mail wordt makke- lijker en bovendien razendsnel. En het mooie is dat je de mail in no-time weer teruggevonden hebt. • Hoe vind je dan je gearchiveerde mailtje terug?
Outlook heeft een goede zoekfunctie. Gebruik ‘m! Vaak weet je nog wel van wie je een mail kreeg, dus daarmee kun je de meeste mail wel terugvinden. Of anders weet je vaak nog wel wanneer je die mail ongeveer kreeg. Dus dan kun je zoeken op datum. Heb je ‘m nog niet teruggevonden? Gebruik dan specifieke zoektermen uit die mail. Bijvoorbeeld de project- of bedrijfsnaam. Zo vind je alles weer terug in je map Archief.

• Heb je een enorm vol Archief en duurt het zoeken lang?

De meeste zoekopdrachten zijn van mails van de afgelopen 3 maanden. Houd alleen die recente mailtjes in het Archief, dan kun je snel zoeken. Maak een Lang Archief aan voor alles ouder dan 3 maanden. Mocht je een keer iets ouds in je Lang Archief terug willen zoeken, dan weet je dat het even kan duren