Actielijst

DE ACTIELIJST

De actielijst kun je net als elke andere lijst creëren en bijhouden op papier, in Excel of bijvoorbeeld in Word. Outlook heeft echter van alle gebruikte middelen veel voordelen. In dit hoofdstuk zie je hoe je heel eenvoudig werkt vanaf een prettige actielijst in Outlook.

In Outlook gebruiken we hiervoor de optie Taken. Volg de instructies hieronder en je hebt in tien minuten tijd een prettig werkende Actielijst.

Zet de Huidige Weergave op “Actief”

Je hoeft je voltooide acties niet meer te zien. Je voltooide acties kun je terugvinden onder de weergave “Voltooid”. In het lint vind je onder Huidige weergave, de knop Actief. Klik daarop

EEN NIEUWE TAAK AANMAKEN

• Klik op Nieuwe Taak (CTRL+Shift+K) • Typ jouw actie bij onderwerp (Test) • Geef aan de actie een categorie

Het is belangrijk om te werken vanaf een prettig werkbare actielijst die op elk moment het overzicht geeft. Is je actielijst niet eenvoudig, snel en overzichtelijk? Dan bestaat de kans dat je het werken met de actielijst niet volhoudt. Hieronder vind je 4 belangrijke tips om te komen tot een optimale actielijst.

Maak gebruik van je Categorieën

• Zet de Huidige Weergave op Actief • Verwijder overbodige kolommen
• Voeg handige kolommen toe
• Groepeer op Categorieën

Een belangrijke tip om tijd te winnen:

Werk soortgelijke acties achter elkaar af. Dus groepeer je belletjes, mailtjes, bespreekpunten en administratie. Zo voorkom je dat je van de hak op de tak springt en help je jezelf om in de flow te komen!

In Outlook gebruiken we voor deze groepering van acties Categorieën.
Deze categorieën kun je zelf instellen.
Het is een kwestie van instellen, proberen en bijstellen naar aanleiding van je ervaringen.

Hoe je deze categorieën in kunt stellen:

• Ga in het lint naar Categoriseren • Klik op Alle categorieën

Je komt in onderstaand scherm terecht. Hier kun je de categorieën aanmaken die jij in jouw werk kunt gebruiken.
• Bepaal welke categorieën jij in jouw werk kent (of spiek bij de categorieën hieronder)
• Voeg ze toe door op Nieuw te klikken

• Voeg naar wens eventueel een Kleur en Sneltoets toe

Verwijder overbodige kolommen

In het overzicht dat je nu krijgt, vind je waarschijnlijk veel overbodige kolommen. Kolommen over status, einddatum, datum voltooid, in map… etc. Je zult ze niet gebruiken dus haal ze weg.

Verwijder de overbodige kolommen

• Ga op de overbodige kolom bovenaan op het vlak (bv. “status” of “einddatum”) staan • Sleep de kolom naar boven tot je een zwart kruis ziet
• Laat los en de kolom is verwijderd
• Herhaal deze stappen bij alle overbodige kolommen

Voeg handige kolommen toe

• Klik met je rechtermuisknop op een willekeurige kolom
• Klik op Veldkiezer
• Je komt nu in het overzicht met beschikbare kolommen
• Sleep de kolom die je toe wilt voegen naar een plek tussen de bestaande kolommen

Hoe minder kolommen, hoe beter! Het advies is om de volgende kolommen te gebruiken: • Bijlage
• Voltooid
• Taakonderwerp

• Categorieën
Uiteraard kun je dit voor jezelf aanpassen aan de manier waarop jij het prettigst werkt.

Groepeer op Categorieën

• Klik met je rechtermuisknop op Categorieën

• Klik op Groeperen op dit veld

Nu Outlook dezelfde acties groepeert op basis van Categorieën kun jij veel sneller doorwerken, omdat je dezelfde acties achter elkaar uitvoert.

Binnen een categorie organiseren op alfabetische volgorde of datum?

Wil je jouw taken binnen een categorie graag op alfabetische volgorde organiseren of op de datum waarop je je taken hebt aangemaakt? Dat kan! Volg onderstaande instructies:
• Ga op een kolom bovenaan op het vlak (bv. “Categorieen”) staan en klik op je rechtermuisknop
• Selecteer Weergave-instellingen

• Klik op Sorteren
• Onder “Items sorteren op” kies je nu de optie waar jij je taken binnen een categorie op wilt sorteren. Kies bijvoorbeeld “Onderwerp” om je taken binnen een categorie alfabetisch te organiser- en of kies “Gemaakt op” om je taken binnen een categorie op de aangemaakte datum te organiser- en.

TIP: Wanneer je je taken binnen een categorie op Onderwerp en daarmee alfabetisch hebt geor- ganiseerd is het handig om bijvoorbeeld een taak uit de categorie bespreken altijd te beginnen met de naam van degene met wie je iets wilt bespreken. Bijvoorbeeld: “Piet: Voorstel x bespreken van klant y”. Zo heb je alle punten die je met Piet wilt bespreken overzichtelijk bij elkaar staan.