Waarschijnlijk niet vaker dan 1x per dag. Waarom openen we dan bij iedere nieuwe email onze mailbox?

Een gemiddelde kenniswerker besteed 1,5 uur per dag aan het verwerken van e-mail.

Verschillende onderzoeken laten dit zien en om eerlijk te zijn vind ik dit veel. E-mail is niet meer weg te denken, een handige en praktische tool om te communiceren. Toch is dit voor veel organisaties een ‘duur’ middel, dan hebben we het niet over kosten in € maar vooral over de tijd die wij als kenniswerkers aan het verwerken van email besteden. De tijd die je hieraan besteed kun je niet besteden aan die taken die voor jou belangrijk zijn en zorgt voor minder werkstress.

De overvolle mailbox is een fenomeen dat voor veel kenniswerkers herkenbaar is. Veel mensen denken hierbij direct aan slimme handigheidjes die je kunt instellen in je email programma. Denk hierbij aan opties als regels, mappen e-mail groepen etc. Dit gaat je ook zeker helpen om je mailbox op een juiste manier te gebruiken. Maar, zonder een juiste benadering van de communicatie in het algemeen zul je een minimaal effect ervaren. 

Ik geef je graag een aantal tips die jou kunnen helpen om beter om te gaan met je mailbox en daardoor tijd vrij te houden voor belangrijke taken waar je energie van krijgt.

Tip1. Elimineer afleiding en zet je meldingen uit! Meldingen halen jou uit je focus, je bent druk bezig met een belangrijke taak. Een geluidje en een pop-up in je scherm, toch even kijken. Logisch maar niet handig, je bent uit je focus en het kost je tijd om weer terug te schakelen naar je oorspronkelijke taak. 

”Behandel een e-mail als een ouderwetse brief’

De generatie Z zal het misschien niet direct herkennen maar een brief is een stuk papier dat we als afzender fysiek in een postbus stoppen om vervolgens enige tijd later af te laten leveren bij de ontvanger. anno 2022 misschien niet zo efficiënt maar wel effectief! Waarom? Omdat we bij binnenkomst beoordelen en beslissen wat we gaan doen met de informatie! 

Tip 2 Drie acties zodat jij grip hebt over je mail. 

  • Creëer overzicht : Als je overzicht hebt dan heb je rust en daarmee controle. Dit kun je natuurlijk ook toepassen op je fysieke taken.
  • Verwerken van informatie : Krijg je e-mail binnen besluit dan wat je er mee gaat doen. dragen ze bij aan je doel? Moet je er iets mee doen? De Eisenhower matrix kan je helpen bij de besluitvorming.
  • Organiseren : Voorgaande stappen doorlopen? Dan kun je aan de slag met het organiseren. Je gaat beslissen waar de informatie heen moet. Ga je de taken verwijderen, moet je nog wachten op een antwoord van iemand, kan het in je takenlijst of plan je het in je agenda?

Je hebt nu inzicht gekregen in hoe je beter met je mailbox om kunt gaan. Belangrijker dan het starten is het creëren van een nieuwe gewoonte in je werkwijze als het gaat om goed timemanagement. Om je daarbij te helpen hebben we een handig beslisschema gemaakt. Als je dit toepast weet ik zeker dat je iedere dag tijd gaat besparen en je mailbox onder controle kunt houden.

Wil je meer weten over omgaan met email? Stuur mij gerust een bericht of volg onze gratis mail-expert training