Verzamelen van informatie

Verzamelen van informatie

Verzamelen is de meest eenvoudige stap van de methodiek. Verzamelen is niks meer en niks minder dan alles vastleggen wat er binnenkomt en waar nog iets mee moet gebeuren. We noemen deze binnenkomende prikkels vanaf nu stuff. Stuff is alles wat je leven binnenkomt en nog niet op de plek is waar het zou moeten zijn, zowel fysiek als mentaal. Neem als voorbeeld je kantoor. De plant die daar staat is geen stuff. Tenzij de plant dood gaat, dan is het ineens wel stuff. Want dan moet jij er iets mee. De post-it’s aan je scherm, de losliggende papieren, we noemen het vanaf nu stuff. Nog meer voorbeelden van stuff zijn onder anderen het volgende: 

Aantekeningen E-mail Post Social Media What’s app Voicemail SMS Collega’s Eigen ideen Gemaakte beloftes 

Oftewel… er komt nogal wat stuff binnen op een werkdag. Herkenbaar? De afgelopen jaren is er een flinke opkomst geweest van mail, internet en social media. Informatie is razendsnel uitwisselbaar. Dat betekent ook dat de hoeveelheid informatie en stuff die binnenkomt in je werk razendsnel toegenomen is. Wil je hierin het overzicht voor jezelf blijven houden, dan helpt een werk- en beslismethodiek (oftwel een extern organisatiesysteem) je daarbij. 

Één voordeel: Voor het grootste deel van verzamelen hoef je niets te doen. Dat komt automatisch binnen. Consequent vangen/verzamelen van alles wat je aandacht vraagt is de basis van je systeem. Er zijn twee niveaus van verzamelen: 

Fysieke stuff 

Op allerlei plaatsen wordt stuff verzameld; inbox mail, postvak, voicemail, RSS feed, enz. Uiteraard gaat dat allemaal geheel vanzelf. De mail verschijnt vanzelf, KPN (en tegenwoordig Sandt en anderen) brengt netjes de post langs. Klanten, vrienden en familie spreken de voicemail in. GoogleReader en dergelijke zorgen ervoor dat je bij blijft met RSS-feeds. 

Mentale stuff 

De tweede richting is van binnen naar buiten. Je hoofd is niet geschikt om je te herinneren aan alle dingen die je nog moet doen. Want wanneer ploppen die losse eindjes op in je hoofd? Net als je ergens anders mee bezig bent. Je hoofd is een onbetrouwbare plek om je commitments te bewaren omdat je brein wel probeert te herinneren maar hier ondergeschikt aan is. Je onderbewuste vertrouwt je organisatiesysteem niet en is bang dat je het vergeet. Het onderbewuste geeft je deze losse eindjes omdat het bang is dat je het anders vergeet. 

Vaak gebeurt dat op onhandige momenten. Op weg naar huis, onder de douche, ’s nachts in bed, of net terwijl je met iets anders aan het werk bent. Deze losse eindjes veroorzaken afleiding, onrust en een ontevreden gevoel. Tenzij je deze zaken uit je hoofd haalt en in een systeem onderbrengt. Als je je brein je organisatiesysteem vertrouwt, voelt het niet de noodzaak om jou te helpen herinneren. 

Het bestaansrecht van agenda’s komt voort uit het feit dat je je afspraken niet allemaal kunt onthouden. Zo werkt het ook met je andere activiteiten.