Verwerken en specifiek maken

Nu we alle fysieke, mentale en digitale stuff verzameld hebben is het belangrijk om alle zogenaamde verzamelunits tot de bodem te verwerken. Dat betekent dat na deze stap je inbakje, je mailbox en je hoofd leeg zijn. Dat werkt echt lekker! 

Als je thuis niet alle post in de brievenbus laat zitten, laat dan op het werk ook niet alle mail in de mailbox staan. In je mailbox zitten nu wellicht taken voor jou, verslagen die je nog eens moet lezen, dingen die je nog met iemand moet bespreken, mails die misschien al lang weg mogen, mails waarvan je nog wacht op een reactie. In stap 2 gaan we beslissingen nemen over deze mail zodat je overzicht hebt over alles in je mailbox, je inbakje en je hoofd. Tijdens deze stap gaan we niet alles uitvoeren dat in je inbakje of mailbox zit. Als je alles uitvoert komt je inbakje namelijk niet leeg… Daarnaast zouden we continu bezig zijn met wat er toevallig bovenop ligt, terwijl we juist willen focussen op dat wat belangrijk is voor je doelen. 

Beslissen betekent dat je per item een besluit neemt over wat het is, of het bij je doelen hoort en wat je er specifiek mee gaat doen. Niets meer en niets minder. Dat klinkt eenvoudig, toch is het niet nemen van besluiten de nummer 1 oorzaak van een niet helder hoofd. 

Richtlijnen voor beslissen: 

  1. Het bovenste item eerst 
  2. Verwerk één item tegelijk 
  3. Leg nooit iets terug (of: zet nooit mail op ongelezen) 

 

Het bovenste item eerst De meeste mensen die in hun mailbox kijken, gaan op zoek naar het meest urgente of leukste mailtje. Niks mis met deze vlugge scan, soms is het zelfs noodzakelijk om alleen een snelle scan te doen. Staat er niks op ontploffen? Heeft die klant al gereageerd op mijn offerte? 

Dit is niet hetzelfde als beslissen over alles wat er in je inbakje en mailbox zit. Leer de gewoonte aan om bovenaan te beginnen en alle items zo door te nemen. Als je die regel niet aanhoudt en alleen verwerkt waar je zin aan hebt, zul je dingen laten liggen. Dan heb je niet langer een functionerend systeem en loopt je mailbox en inbakje weer snel overvol. 

In theorie zou je ervoor kunnen kiezen om het oudste item het eerste te verwerken. Dat ligt immers al het langst op je te wachten. Maar zolang je binnen korte tijd de je mailbox of inbakje verwerkt, maakt het niet veel uit waar je begint. Bijkomend voordeel is dat je zult merken dat het efficiënter is om de laatst binnengekomen mail eerst te beantwoorden, omdat de eerdere vaak niet meer relevant zijn. 

Verwerk één item tegelijk Een veel voorkomend verschijnsel is dat mensen de neiging hebben om eerst een mailtje te pakken waarvan je precies weet wat je ermee moet doen. Dat is aantrekkelijk omdat je direct iets uit kunt voeren en je niet uitgebreid na hoeft te denken. Dit is een gevaarlijk verschijnsel, aangezien er altijd mail blijft staan waarover je nog geen besluit genomen hebt. Het nemen van besluiten is een kunst die je kunt oefenen. De gewoonte om één voor één een beslissing te nemen over alles in je mailbox en je inbakje is een van de essentiële onderdelen van effectief werken. 

Leg nooit iets terug Het nemen van een besluit over ieder mailtje of stuff-item zal je rust geven. Beslis op het moment dat je het mailtje opent meteen wat je met die mail moet doen. Wat er ook gebeurt, het mailtje gaat uit je inbox. Altijd en zonder uitzondering. Wees hierin voor jezelf (zeker in het begin) een beetje streng. Want maak je hier een gewoonte van, dan werk je elke dag vanuit een lege mailbox. Zo heb je 100% overzicht en rust in je hoofd.