Effectiviteitsmatrix

Urgente zaken Als je niet helder hebt wat belangrijk is, ben je geneigd om toe te geven aan hetgeen urgent is. Urgent houdt in dat onmiddellijke actie vereist is. Urgente kwesties zijn doorgaans zichtbaar. Ze zetten je onder druk; ze dwingen je immers om tot actie over te gaan. Ze maken je geliefd bij anderen. Bovendien zijn ze altijd voorhanden. Vaak zijn het ook leuke dingen! Maar of ze ook belangrijk zijn? Meestal niet! 

Het (schijn)voordeel van urgente zaken; de adrenaline gaat door je lijf. Je lichaam maakt het hormoon stress aan en je voelt extra energie om de klus te klaren. Heb je de klus geklaard, dan geeft dat een tevreden gevoel. Maar niet te lang… Want je moet snel door naar de volgende spoedklus! 

Het nadeel van urgente zaken: op zich is er niks mis met stress. Mits het in balans is en je het niet voortdurend voelt. Een veel voorkomende valkuil is dat mensen veel tijd kwijt zijn met taken die urgent zijn. Tenzij je brandweerman bent. Heb je veel stress dan kun je daar serieuze klachten van krijgen. En minstens zo belangrijk… Urgente zaken zijn niet altijd belangrijk. Dat wat direct moet gebeuren, hoeft lang niet altijd bij te dragen aan je doelen. Door veel urgente zaken uit te voeren kun je tijd tekort komen voor de dingen die écht belangrijk zijn. Gevolg kan zijn: hard werken maar toch geen voldaan gevoel aan het eind van je werkdag. 

Uiteindelijk is de bevrediging van het oplossen van urgente zaken slechts bevredigend op de korte termijn. Aan het eind van de dag kun je je best wat geleefd voelen en soms heb je geen bevredigend gevoel. Voor jezelf had je andere plannen maar er kwam van alles tussendoor. Wat is nou het geheim van een werkdag waar je met een voldaan gevoel op terugkijkt? 

Belangrijke zaken Echt belangrijke zaken hebben één groot nadeel, de meesten worden nooit urgent. Dat is ook de reden dat sommige mensen te weinig toekomen aan wat ze écht belangrijk vinden. Maar aan de andere kant vinden veel mensen het plezierig om doelen te halen. Jij ook? Door de focus te leggen op dat wat belangrijk is, ben je aan het werken aan je doelen. 

Of je nu student, modeontwerper of president-directeur van een bedrijf bent, als je gevraagd wordt wat je doelen zijn en je hebt de pro-activiteit om daaraan te werken, zal je effectiviteit sterk toenemen. De focus op belangrijke zaken (je doelen) heeft als voordeel dat je minder met urgente zaken bezig bent. De crisis en problemen gaan hanteerbare vormen aannemen, want je bent meer bezig met vooruitdenken, aan de oorzaken werken en proberen te voorkomen dat je in crisis terecht komt. 

Om ‘ja’ te kunnen zeggen tegen belangrijke (niet-urgente) zaken moet je ‘nee’ kunnen zeggen tegen bezigheden die soms dringend zijn. En dat is niet de makkelijkste weg. Tip: Weet dat ‘nee’ zeggen tegen urgente zaken, eigenlijk ‘ja’ zeggen tegen belangrijke zaken is. Ja zeggen tegen doelen halen, kwalitatief goed werk, rust en overzicht.