Slim werken met Gmail

SLIM WERKEN MET GMAIL

3.1 Alle 6 bakken uit het beslisschema optimaal ingericht

Wat is het?

Dit blok gaat over de toepassing van de voorgaande blokken in jouw werksysteem, Gmail. De volgende onderdelen worden behandeld:

De 6 ‘bakken’ uit het beslisschema optimaal ingericht:

• Twee-minuten acties.

• Archief.
• Prullenbak.
• Wachten-op.

• Actielijst. • Agenda.

Musthaves voor effectief werken:

• Notificaties uit.
• De Wachten-op regel.

Slimme tips voor prettig werken met Gmail:

• Stap 1: Werken met Sneltoetsen in Gmail.
• Stap 2: Beslissen en mail verplaatsen uit je inbox.

Wat levert het op?

• Elke dag je hoofd en inbox leeg.
• Slim werken en tijd winnen.
• Compleet overzicht over alles in je werk.

Hoe stel je het in?

Dat zie je stap voor stap in het komende hoofdstuk.

Bak 1: de 2- minutenregel

Mooi! Daar hoeven we geen bak voor aan te maken! Actie afgehandeld? Het mailtje gaat uit je inbox. Je kunt mail bewaren in je Archief of weggooien.

Bak 2: De prullenbak

Goed nieuws! Die heeft Gmail al. Heb je de beslissing genomen om iets in de prullenbak te doen? Goed zo! Opgeruimd staat netjes. Wanneer een bericht 30 dagen in de Prullenbak staat, wordt deze automatisch permanent verwijderd door Gmail.

Als je het prettig vindt kun je berichten zelf ook al eerder permanent verwijderen. Dit gaat als volgt:

• Start Gmail en klik in de linker kolom onder ‘Opstellen’ op het label ‘Prullenbak’.
• Zie je de Prullenbak nog niet staan? Klik dan eerst op ‘Meer’.
• Wil je een individueel bericht permanent verwijderen? Klik met je rechtermuisknop op hetbericht en selecteer ‘Definitief verwijderen’.
• Wil je alle berichten in de Prullenbak permanent verwijderen? Klik dan boven de berichtenop ‘Prullenbak leegmaken’.Bak 3. Het Archief (labels)In de afgelopen jaren hebben we veel verschillende manieren gezien waarop mensen hun mail archiveren. Sommigen geven aan niet helemaal blij te zijn met de manier waarop zij hun labels georganiseerd hebben. Hoor jij bij die mensen waar archiveren een heikel punt is? Lees dan verder!Er zijn twee opties voor het archiveren van je mail:

1. Een label voor elk project, onderwerp, klant, medewerker, etc…
2. Eén label voor alle gearchiveerde mail.

Hieronder worden beide opties en de bijbehorende mogelijkheden besproken.

• Een label voor elk project, onderwerp, klant, medewerker, etc…
Voordeel: Je kunt elke e-mail, die hoort bij een van de categorieën, terugvinden zonder dat er in

de e-mail een verwijzing staat naar dat project, onderwerp, klant etc.

Nadeel: Het vraagt om een extra beslissing. Onder welk(e) label(s) sla je de mail op? Het nemen van een beslissing is een proces dat tijd en energie kost en dat kan leiden tot uitstelgedrag en volle inboxen. Als je makkelijk het overzicht wilt bewaren wil je juist voorkomen dat je veel beslissingen moet nemen.

Nadeel: Je labelmappen structuur groeit met de jaren en wordt steeds onoverzichtelijker. Nadeel: Als je je archief allesomvattend wilt houden, moet je ook je Verzonden Items nauwkeurig

archiveren. En dat kan nogal wat extra tijd kosten.

Afzonderlijke labels komen veel voor, maar wij hebben een andere voorkeur voor het omgaan met je archief. Namelijk…

• Eén label voor alle gearchiveerde mail.

Alle mailtjes die je wilt bewaren parkeer je in 1 label: Het Kort Archief. Archiveren van mail wordt makkelijker en bovendien razendsnel. En het mooie is dat je de mail in no-time weer teruggevonden hebt.

Hoe vind je dan je gearchiveerde mailtje terug?

Gmail heeft een goede zoekfunctie. Gebruik ‘m! Vaak weet je nog wel van wie je een mail kreeg, dus daarmee kun je de meeste mail wel terugvinden. Of anders weet je vaak nog wel waar de mail over ging. Dus dan zoek je op ‘Onderwerp’ of ‘Met de woorden’. Zo vind je alles weer terug in je map Kort Archief.

Heb je een enorm vol Kort Archief en duurt het zoeken lang?

De meeste zoekopdrachten zijn van mails van de afgelopen 3 maanden. Bewaar recente mailtjes daarom in het Kort Archief, dan kun je snel zoeken. Maak een Lang Archief aan voor alles ouder dan 3 maanden. Mocht je een keer iets ouds in je Lang Archief terug willen zoeken, dan weet je dat het even kan duren.

Nieuw label ‘Kort archief’ en ‘Lang archief’ maken.

• Klik in de linker kolom van Gmail op ‘Meer’ en vervolgens op ‘Labels beheren’.
• Klik onderaan de pagina op ‘Nieuw label maken’.
• Geef het label de naam ‘Kort archief’.
• Klik op ‘Maken’.
• Je nieuwe label hangt nu onder de reeds bestaande labels.
• Doe het zelfde voor de map ‘Lang archief’.
• Onder ‘Labels beheren’ kun je ook gemakkelijk overbodige systeemlabels van Gmail verbergen.

Bak 4: De actielijst

De actielijst kun je net als elke andere lijst creëren en bijhouden op papier, in Excel of bijvoorbeeld in Word. Gmail heeft echter een aantal voordelen. In dit hoofdstuk zie je hoe je heel eenvoudig werkt vanaf een prettige actielijst in Gmail.

In Gmail gebruiken we hiervoor de optie ‘Taken’. Volg de instructies hieronder en je hebt in tien minuten tijd een prettig werkende Actielijst.

Een nieuwe Taak aanmaken:

• Klik in de linkerbovenhoek van je Gmail-pagina op ‘Gmail’ en vervolgens op ‘Taken’.
• Klik op het venster ‘Taken’ en omschrijf je taak.
• Druk op enter.Een nieuwe taak vanuit een e-mail maken:

• Selecteer of open het e-mail bericht waarvan je een taak wilt maken.
• Klik op ‘Toevoegen aan Taken’ in het menu ‘Meer’ of gebruik de sneltoets Shift + t.
• De mail wordt nu toegevoegd aan de taak en je kunt de taak een omschrijving geven.Het is belangrijk om te werken vanaf een prettig werkbare actielijst die elk moment het overzicht geeft. Is je actielijst niet eenvoudig, snel en overzichtelijk? Dan bestaat de kans dat je het werken met de actielijst niet volhoudt. Hieronder leggen we je het gebruik van categorieën uit om tot een optimale actielijst te komen.Maak gebruik van takenlijsten:Een belangrijke tip om tijd te winnen: Werk soortgelijke acties achter elkaar af. Dus groepeer je belletjes, mailtjes, bespreekpunten en administratie. Zo voorkom je dat je van de hak op de tak springt en help je jezelf om in de flow te komen!Door zelf handige takenlijsten te verzinnen en iedere taak vervolgens onder de juiste lijst onder te brengen, creëer je een optimaal werkbare actielijst! Het is een kwestie van instellen, proberen en bijstellen naar aanleiding van je ervaringen.Voorbeeld takenlijsten:

• Administratief.
• Algemeen.
• Bellen.
• Bespreken.
• Idee.
• Mailen.
• Schrijven.
• Wachten op.

Takenlijsten instellen in Gmail:

Klik op het pictogram ‘Lijst schakelen’ in de rechterbenedenhoek en selecteer ‘Nieuwe lijst’. Geef de lijst een voor jou handige naam, bijvoorbeeld ‘Bellen’. Doe dit ook voor de andere lijsten.

Is het gelukt om iedere taak in een takenlijst onder te brengen? Fijn! Dit gaat je veel overzicht en gemak opleveren bij het uitvoeren van je acties.

Taak voldaan? Top! Vergeet hem niet af te vinken. Gebruik ‘Acties > Voltooide taken wissen’ om je voltooide taken te verbergen. Je kunt je taken altijd terugvinden via ‘Voltooide taken weergeven’.

Bak 5: Wachten op

Op de ‘Wachten Op’ lijst zetten we alle acties van anderen waar jij nog op wacht. Je hoeft geen concrete acties in beeld te brengen, maar wel wat je uiteindelijk terug wilt krijgen.

We leggen je later in dit lesmateriaal uit hoe je een label aanmaakt voor mailtjes waar jij op wacht van anderen. Naar dit label kun je alle inkomende mails voor Wachten Op verplaatsen. Voor uitgaande mails hebben we een slimme truc waarmee mee je al jouw uitgaande verzoeken aan anderen eenvoudig verzameld.

Voor nu echter de vraag: Wat doe je nou als je geen mailtje hebt van datgene dat je hebt gevraagd?

De handigste oplossing hiervoor is een nieuwe takenlijst te maken in je Actielijst. In het vorige hoofdstuk heb je al gezien hoe dit gaat. Heb je de categorie Wachten op nog niet gemaakt? Doe dat dan alsnog.

• Ga in je Takenmenu naar ‘Lijst schakelen’.
• Selecteer ‘Nieuwe lijst’.
• Geef de lijst de naam ‘Wachten op’.
• Zet iedere actie van een ander waar jij nog op wacht op deze lijst.Bak 6: Je AgendaJe agenda gebruik je om al je tijdsgebonden activiteiten vast te leggen. Zo vergeet je nooit meer een deadline, een afspraak of een huwelijksdag.

Er zijn twee vormen van tijdsgebonden activiteiten:

1. Tijdsgebonden op tijdstip.Dit zijn de dagelijkse afspraken. In Gmail zet je deze in je Agenda. Open je agenda, klik links bovenin het scherm op ‘Maken’ en vul de velden ‘Titel’, ‘Tijdzone’, ‘Waar’ en eventueel ‘Beschrijving’ in. Je kunt ook mensen uitnodigingen door e-mailadressen in te voeren onder ‘Gasten toevoegen’. Indien de geadresseerde jouw afspraak accepteert, verschijnt deze automatisch in de agenda van die ander.
2. Tijdsgebonden op dag .Voor de tweede categorie maken we gebruik van een handige optie in Gmail, namelijk de functie ‘Hele dag’. Deze reminder claimt niet de hele dag, maar wordt een item dat subtiel bovenin je agenda zichtbaar is.

Een nieuwe agenda item vanuit een e-mail maken.

• Selecteer of open het e-mail bericht waarvan je een agenda item wilt maken.
• Klik op ‘Afspraak maken’ in het menu ‘Meer’ .
• De mail wordt nu toegevoegd aan het agenda item en je kunt de overige velden (Titel,Tijdzone, Waar etc.) naar wens verder invullen.
• NB: bijlages uit een mail worden niet meegenomen naar het agenda item!Om een bijlage aan een agenda item toe te voegen heb je een zogenaamd ‘Google Documenten-account’ nodig. Meer informatie hierover vind je op www.support.google.com .

3.2 Musthaves voor effectief werken

Notificatie uitzetten Wat is het?

Het uitzetten van alle pup-up’s, envelopjes en geluidjes bij nieuwe e-mail.

Wat levert het je op?

• Minder afleiding, meer rust.
• Meer focus op dat waar je mee bezig bent.
• Enorme stijging productiviteit.Misschien ken je het… Je bent geconcentreerd bezig en plots verschijnt er een melding. Je hebt nieuwe mail! En je bent nieuwsgierig…. Het leidt af van waar je mee bezig was. Zo ben je op een dag er vaak afgeleid door binnenkomende mail. Je wint veel tijd als je deze mail gegroepeerd verwerkt (3 of 4 keer per dag) en niet elke mail afzonderlijk leest.Bij urgente zaken is mail per definitie een ongeschikt communicatiemiddel. Als de crisis uitbreekt, weten mensen je heus wel te vinden. Mail kun je daarom gerust op gezette tijden (3 tot 4 keer per dag) verwerken. Zo krijg je in de rest van de tijd veel meer gedaan. Bovendien, iemand die je toevallig besluit om je om 11.35 uur een mail te sturen, mag nooit degene zijn die bepaald wat jij om 11.35 uur aan het lezen bent. Het kan zijn dat je collega’s even moeten wennen aan je nieuwe werkwijze. Maak bij vragen daarover altijd duidelijk dat jij niet wilt dat elke binnenkomende mail je afleid in je werk. Zo krijg je veel meer gedaan!Hoe stel je het in?

• Open Gmail.
• Klik rechts bovenin het scherm op instellingen en vervolgens op ‘Instellingen’.
• Selecteer het tabblad ‘Algemeen’.
• Klik onder ‘Desktopmeldingen’ op ‘Meldingen voor nieuwe berichten uit’.
• Scroll naar beneden en klik op ‘Wijzigingen opslaan’.Wil je ook je herinneringen voor agenda items uitschakelen?

• Open je agenda.
• Klik rechts bovenin het scherm op instellingen en vervolgens op ‘Instellingen’.
• Selecteer het tabblad ‘Agenda’s en klik vervolgens op ‘Herinneringen en meldingen’.
• Verwijder onder ‘Herinneringen voor afspraken’ eventuele herinneringen en klikvervolgens op ‘Opslaan’.

De Wachten-op regel

Wat is het?

Een label waarin je alles bewaard waar jij nog op wacht. Naar dit label kun je alle inkomende mails voor ‘Wachten op’ verplaatsen. Daarnaast hebben we voor uitgaande mails een slimme truc waarmee je alle uitgaande berichten waar jij op wacht eenvoudig verzameld.

Als je iets delegeert, vraagt of besteld, kun je er namelijk voor kiezen om deze items naar je Wachten op-label te kopiëren en te bewaren tot ze gereed zijn. Je kunt Gmail zo instrueren om het verzonden bericht te kopiëren naar het label Wachten op. Hoe je dat doet, lees je hieronder.

Wat levert het je op?

• Een overzicht van alles waar jij nog op wacht.
• Rust: Controle over alles wat je delegeert.
• Er glipt niks meer door je vingers.
• Je leverbetrouwbaarheid stijgt.Hoe maak je de Wachten-op map?

• Klik in de linker kolom van Gmail op ‘Meer’ en vervolgens op ‘Labels beheren’.
• Klik onderaan de pagina op ‘Nieuw label maken’.
• Geef het label de naam ‘Wachten op’.
• Klik op ‘Maken’.
• Je nieuwe label hangt nu onder de reeds bestaande labels.Hoe zorg je ervoor dat uitgaande wachten-op mails in het “Wachten op” label komen?

• Wanneer je een mail aan iemand wilt verzenden met daarin een actie verzoek, klik je voor het verzenden op de pijl rechts onderin het scherm.
• Klik vervolgens op ‘Label’ en selecteer ‘Wachten op’.
• Klik op verzenden.
• De mail wordt verzonden en een kopie wordt bewaard in jouw Wachten op label, zodat jeuitgaande verzoeken gemakkelijk kunt beheren.Heeft iemand aan jouw verzoek voldaan? Verwijder het bericht uit je Wachten op label door ‘label verwijderen’ te selecteren.
  NB: klik niet op ‘Verwijderen’, daarmee wordt de mail namelijk ook uit je verzonden mailbox verwijderd.

3.3 Sneltoetsen in Gmail

Net als ieder ander mailsysteem beschikt Gmail over de functie sneltoetsen. Met sneltoetsen kun je je handen constant op het toetsenbord houden en hoef je de muis niet te gebruiken. Zo kun je je mail nog sneller en eenvoudiger verwerken! Hieronder tref je een overzicht van veelgebruikte sneltoetsen waarover Gmail standaard beschikt.

NB: Wanneer je nog niet eerder met sneltoetsen hebt gewerkt kunnen deze mogelijk nog uitgeschakeld zijn in je Gmail. Je kunt ze inschakelen door rechts bovenin het scherm op instellingen te klikken. Ga vervolgens naar het gedeelte ‘Sneltoetsen’ en selecteer ‘Sneltoetsen inschakelen’. Scroll tot slot naar beneden en klik op ‘Wijzigingen opslaan’.

TIP: Druk in Gmail op ? om de lijst met sneltoetsen in te zien.

Standaard sneltoetsen:=

Opstellen en chatten:

• Ctrl + Enter = Bericht verzenden .
• Ctrl + . = Doorgaan naar het volgende bericht.
• Ctrl + , = Teruggaan naar het vorige bericht.
• Ctrl + Shift + c = Cc ontvangers toevoegen.
• Ctrl + Shift + b = Bcc ontvangers toevoegen.
• Ctrl + Shift + f = ‘Van’ adres wijzigen.Opmaak:

• Ctrl + b / Ctrl + i / Ctrl + u = Vet, cursief, onderstrepen.
• Ctrl + Shift + l / Ctrl + Shift + e / Ctrl + Shift + r = Links uitlijnen, centreren, rechts uitlijnen.Springen naar:

• g vervolgen i = Naar postvak in.
• g vervolgens t = Naar verzonden berichten gaan.
• g vervolgens d = Naar concepten gaan.
• g vervolgens k = Naar taken gaan.
• g vervolgens l = Naar label gaan.
• g vervolgens c = Naar contactpersonen gaan.Acties:
• y = label verwijderen.
• Spatie = Na onderen scrollen.
• # = verwijderen.
• r = Beantwoorden.
• a = allen beantwoorden.
• f = doorsturen.
• z = laatste handeling ongedaan maken.
• Shift + t = conversatie toevoegen aan taken.
• v = menu verplaatsen naar openen.
• c = bericht opstellen.
• l = menu labelen als openen.

3.4 Mail verwerken in Gmail

Mooi! Als het goed is heb je nu alles goed ingesteld. Tijd voor actie! Je kunt nu naar stap 2 (BESLISSEN). De belangrijkste regel van beslissen is dat je per item een besluit neemt over wat je er later mee gaat doen. Hiervoor gebruik je het beslisschema op de volgende pagina.

Pak je beslisschema:

• Open de bovenste mail.
• Lees de mail 1 keer goed.
• Beslis wat jouw Eerstvolgende Actie is.
• Verplaats de mail in de juiste ‘bak’ (eventueel met behulp van de sneltoetsen).
• Herhaal deze stappen tot je inbox leeg is.