Wat is een workflow?
Een workflow is een werkstroom. Je kunt een workflow vergelijken met het rijden op een snelweg. Je rijdt 100, hebt een lekker muziekje aan en voor je het weet ben je kilometers verder. Dit is hetzelfde als dat je ’s avonds in een uurtje tijd veel meer afkrijgt dan een hele dag op je werk. Dit komt omdat je minder aan het multitasken en switchtasken bent. Je bent met één ding bezig en je hebt geen afleidingen en verstoringen.
Multitasken en switchtasken
We denken dat we heel goed kunnen multitasken. Het lopen tijdens een telefoongesprek gaat ook heel goed, omdat je dan je aandacht op één ding gefocust hebt. Echter gaat telefoneren en een artikel lezen tegelijk niet goed.
We zien dat multitasken niet kan en dat mensen dan gaan switchtasken. Switchtasken is het constant wisselen van activiteiten. Constant van tabblad, opdracht of taak wisselen. Door te switchtasken heb je nooit je aandacht op één ding en krijg je niet veel af.
Waarom is een workflow belangrijk?
Als je in een workflow aan het werk bent, ben je met één ding bezig. In een workflow heb je concentratie en focus en zo werk je veel productiever. Je krijgt meer belangrijke zaken af.
Hoe kom je in een workflow?
Het duurt gemiddeld 15 minuten om in een workflow terecht te komen en dat is best lang aangezien we gemiddeld elke 3 minuten worden afgeleid door bijvoorbeeld een melding van een e-mail of van social media. Het is de kunst om je meldingen uit te zetten en je te focussen op één ding. Ga geen verschillende taken doen.
Zorg daarnaast voor een rustige werkomgeving waarin je niet wordt afgeleid. Maak duidelijke afspraken met je collega’s over het storen van elkaar (of met je huisgenoten omdat je thuiswerkt). Zorg dat je goed uitgerust bent en negeer bijvoorbeeld het nieuws.
Rustmomenten
De kunst is om zo veel mogelijk in een workflow te werken. Natuurlijk kun je niet de gehele dag in een workflow zitten. Je hebt ook je rustmomenten nodig om weer in een workflow terecht te komen. Je kunt hier de Pomodoro techniek voor gebruiken.
Pomodoro techniek
Een Italiaan uit 1980 werd er gek van dat hij niks afkreeg als iedereen aan zijn hoofd bleef zeuren. Hij pakte een paar vellen papier en een timer. Hij schreef al zijn taken op het ene papier, zette de wekker op 25 minuten en hij ging bezig met de eerste taak. Na die 25 minuten nam hij pauze.
Pak een vel papier en schrijf al je taken op, met de meest belangrijke en urgente bovenaan. Zorg ervoor dat elke taak ongeveer 25 minuten duurt, niet veel langer of korter. Zet vervolgens de timer op 25 minuten en ga aan de slag. Laat niets of niemand je storen. Als de 25 minuten om zijn streep je je taak af en neem je 3 tot 5 minuten pauze. Herhaal dit 4 keer. Na deze 4 blokken neem je 10 tot 15 minuten pauze.
Aan de slag
Wees gedisciplineerd, zet je meldingen uit en maak afspraken met je collega’s of huisgenoten. Als je meer hulp nodig hebt of als je vragen hebt, aarzel dan niet om contact op te nemen voor een vrijblijvend gesprek.
Meer blogs? Klik hier.